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Oct 06 2016

KPIs als Schlüsselfaktor im Facility Management

conjectfm-webinar-kennzahlenWir haben mit unserem Experten Frank Bögel über die Notwendigkeit und den Nutzen von KPIs (Key Performance Indicators) im Facility Management gesprochen. Lesen Sie im Folgenden, welche Kennwerte für die FM-Branche besonders wertvoll sind, welche Kriterien sie für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung erfüllen müssen und wie ein CAFM-System FM-Controllern relevante Kennziffern auf Knopfdruck zur Verfügung stellen kann.

Blog-Redaktion: Ein kennzahlengestütztes Controlling wird zunehmend zum kritischen Erfolgsfaktor. Wozu benötigt man Kennzahlen genau?

Frank Bögel: Unternehmen werden immer stärker mit objektiven Zahlen geführt. Kennzahlen verdichten aussagefähige Informationen und sorgen damit für ein höchstmögliches Maß an Orientierung und Transparenz in Unternehmen. Sie ermöglichen Entscheidungsträgern präzise Ziele festzulegen, wasserdichte Vereinbarungen zu treffen, planvoll in Prozesse einzugreifen und unter Berücksichtigung zukünftiger Chancen und Risiken die gewünschte Richtung anzusteuern. Damit Kennwerte aussagekräftig sind, müssen sie jedoch miteinander in ein Verhältnis gesetzt oder in Relation zu einem Richtwert verglichen werden.

Blog-Redaktion: Gilt die Notwendigkeit eines Kennzahlenmanagements auch im Nichtkerngeschäft?

Frank Bögel: Unbedingt. Ein Unternehmen wird sich immer dann nachhaltig wirtschaftlich und rentabel am Markt behaupten, wenn ein hoher Erfüllungsgrad vorliegt – egal ob Kern- oder Unterstützungsprozess. Durch die zielorientierte betriebswirtschaftliche Steuerung ihrer Immobilien können Betreiber und Eigentümer neben einer dauerhaften Betriebskostensenkung auch eine Erhöhung der Wertschöpfung erzielen. Indem FM als eine unterstützende Dienstleistung für das Kerngeschäft  verstanden wird, profitiert dann wiederum das eigentliche Primärgeschäft.

Blog-Redaktion: Klingt einleuchtend. Müssen Kennzahlensysteme spezielle Anforderungen erfüllen, damit sie für Unternehmen den optimalen Nutzen stiften?

Frank Bögel: Ja, es gibt eine Vielzahl an Aspekten. Primär besteht die Herausforderung darin, die relevanten KPIs mit hohem Bezug auf das geplante Ergebnis zu identifizieren. Danach müssen objektive Messverfahren für die Qualität und Quantität von Werten eingeführt werden, denn ohne Werterhebung ist keine Kontrolle und dementsprechend keine zielgerichtete Optimierung möglich. Ein aussagekräftiger KPI misst den tatsächlichen Wert, der dann mit einem Sollwert abgeglichen wird. Aber nicht alles kann gezählt werden, das heißt gegebenenfalls müssen auch subjektive Aspekte für eine sinnvolle Interpretation und Steuerung ausreichend berücksichtigt werden. Kennzahlen sollten nicht nur spezifisch sondern auch möglichst eindeutig sein. Sie müssen im Unternehmen genau definiert werden, um zu vermeiden, dass sie unterschiedlich interpretiert werden. Sinnvoll ist auch die Kennwerte mit einer zeitlichen Dimension zu versehen, in der die Werte überwacht werden. Und nicht zuletzt ist es von ungemeiner Wichtigkeit, dass realistische KPIs festgelegt werden. In der Regel gibt es für die einzelnen Kennzahlen innerhalb der Organisation klare Verantwortlichkeiten und die Akzeptanz wird nur dadurch erreicht werden, dass das gewünschte Ergebnis auch tatsächlich erreichbar ist.

Blog-Redaktion: Kannst Du uns ein paar Beispiele für typische im Facility Management verwendete KPIs nennen?

Frank Bögel: Aufgrund meiner beruflichen Erfahrung kann ich sagen, dass es eine sehr große Vielzahl an Kennzahlen gibt. Zu den gängigsten gehört in Zeiten der steigenden Energiekosten sicherlich die Darstellung und Entwicklung der “Betriebsverbrauchskosten pro Quadratmeter Brutto-Grundfläche oder pro Benutzer”. Nach der Ermittlung des Ist-Wertes könnte sich ein Unternehmen beispielsweise als Ziel setzen den Verbrauch pro Quadratmeter oder pro Benutzer bis 2020 um 20 Prozent gegenüber dem Wert in 2015 zu senken. Dieses Ziel wird nur mit einer deutlichen Steigerung der Energieeffizienz erreichbar sein. Dazu werden geeignete Maßnahmen entwickelt, umgesetzt und im zeitlichen Verlauf kontrolliert. Ein anderes Beispiel sind “Kosten für die Reinigung pro Quadratmeter Brutto-Grundfläche“, denn gerade Reinigungsdienstleistungen stehen seit Jahren unter hohem Kostendruck. Auch hier könnte die Zielsetzung sein, eine Einsparung als Prozent-Satz oder Betrag auf eine definierte Reinigungsqualität während eines bestimmten Zeitraums zu erzielen ohne sichtbare Leistungseinschränkungen. Weitere Beispiele wären “Wartungskosten pro Quadratmeter Brutto-Grundfläche“, „Betriebskosten pro Quadratmeter Brutto-Grundfläche oder pro Benutzer“ und „Nutzfläche in Quadratmeter pro Arbeitsplatz oder pro Benutzer“. Alle im Detail auszuführen würde hier den Rahmen sprengen. Ich verweise aber gerne auf eine vor kurzem erfolgte Veröffentlichung in der Fachpresse. Allen Fällen gemein ist jedoch, dass die erreichte Kostensenkung bei Erfolg letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen nachhaltig stärkt.

Blog-Redaktion: Kennzahlen sind demnach auch im FM ein Muss. Wie können CAFM-Systeme konkret unterstützen?

Frank Bögel: Die Unternehmen stehen vor der großen Aufgabe in Zeiten von Big Data nicht den Überblick über die Flut an Informationen zu verlieren und sich auf Wichtiges zu fokussieren. In CAFM-Systemen ist bereits eine Vielzahl an benötigten Daten vorhanden, die man mit Hilfe von zielgerichteten Werkzeugen verdichten, auswerten und visualisieren kann. Alle unternehmenswichtigen Kennzahlen werden auf einen Blick in Form von Dashboards in zielgruppenspezifischen Cockpits dargestellt. Das bedeutet jeder Anwender sieht nur die für ihn relevanten Kennwerte. Die Auswertungen können um Grenzwerte und Benchmarks individuell angepasst und ergänzt und deren Einhaltung automatisch über das System überwacht werden. Dadurch ist der aktuelle Status jederzeit abrufbar und bei Abweichungen zwischen Ist- und Sollwerten kann bei Bedarf rechtzeitig reagiert werden. CAFM-Lösungen helfen also dabei Komplexität einfach zu machen. Von welchem Interesse und Aktualität das Thema geprägt ist konnte ich gerade durch die zahlreichen Anmeldungen für unser Webinar „Immobilienperformance durch Kennzahlen zielorientiert steuern“ erfahren.

Blog-Redaktion:Vielen Dank Frank, für diesen kompakten Einblick in das Thema!

About the author

Dorothee Biedermann

Dorothee arbeitete bis Aug 2017 als Marketing Managerin bei CONJECT am Standort München und recherchierte für conjectblog interessante Themen oder fragte bei Experten nach.

2 comments

  1. Denise

    Hallo Fr Biedermann! das ist ein wirklich sehr gut geführtes Interview! Freu mich schon auf das Nächste! LG Denise Mayer

    1. Dorothee Biedermann

      Hallo Frau Mayer, vielen Dank für die Rückmeldung. Das freut uns sehr! LG, Dorothee Biedermann

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