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May 25 2016

Welchen Nutzen stiften CAFM-Systeme an Hochschulen? – 48. ATA-Tagung

Wer die Anforderungen der Hochschulen an ein CAFM-System verstehen will, kommt an der ATA-Tagung (Arbeitsgemeinschaft Technischer Abteilungen) nicht vorbei! Seit achtundvierzig! Jahren treffen sich die Leiter der technischen Abteilungen wissenschaftlicher Hochschulen, um Themen rund um das Gebäude- und Baumanagement miteinander zu diskutieren. Es lässt sich leicht ausrechnen, dass die 1. ATA-Tagung bereits 1968 stattgefunden haben muss – lange bevor es bezahlbare Computer gab.

Erst seit rund 20 Jahren gibt es CAFM-Systeme, mit denen relevante Daten und Prozesse für das Betreiben von Immobilien verwaltet werden können. Ein Segen für die Betreiber – sollte man meinen – aber stiften die CAFM-Systeme an den Hochschulen auch einen wirklichen Nutzen oder sind am Ende doch nur Datengräber entstanden?

Dieser Frage wollte ich auf der 48. ATA-Tagung, die in diesem Jahr von der Leitenden Baudirektorin der RWTH Aachen, Gabriele Golubowitsch ausgerichtet wurde, auf den Grund gehen und habe deshalb die übermittelten Inhalte auf ihre Abbildbarkeit in einem CAFM-System hin überprüft.

Die FM-relevanten Vorträge der Agenda lassen sich grob in die Themenblöcke Betreiberverantwortung, Infrastrukturelles Gebäudemanagement und Kostencontrolling gliedern.


Betreiberverantwortung

In den Vorträgen wurden Themen wie „Krisenmanagement mit eingeschränkten Kommunikationskanälen“, „20 Stunden Stromausfall an der Ruhr-Universität Bochum“ oder „Nutzen einer Inventarversicherung bei einem Großbrand“ besprochen. Sicherlich kann ein CAFM-System keinen Stromausfall verhindern, aber es kann als Informationssystem dienen und Antworten auf folgende Fragen liefern:

  • Wer ist wofür zuständig?
  • Wo liegen die relevanten CAD-Pläne?
  • Wo befinden sich die Notstromaggregate?
  • Wurden alle elektrischen Anlagen ordnungsgemäß gewartet?
  • Kann der Schadensort aufgrund des beobachteten Schadensbildes lokalisiert werden?

Weitere Unterstützung erhalten die Betroffenen durch:

  • Bereitstellung von CAD-Plänen
  • Abrufbare Flucht– und Rettungswege
  • Lokalisierung von Feuerlöschern und Brandschutzeinrichtungen
  • Identifizierung von Verantwortlichen
  • Im Modul Vertragsmanagement hinterlegte Versicherungspolicen

Moderne CAFM-Systeme sind zudem auch ausfallsicher, da das System in der Cloud betrieben und CAD-Pläne auch dann noch auf dem Tablet angezeigt werden können, wenn das Rechenzentrum dem Großbrand zum Opfer gefallen ist! Die Vorträge „Sicherheit auf dem Campus der RWTH Aachen“, „Betreiberverantwortung im Techn. Facility Management der Hochschulen“ und „Auf Nummer sicher mit Veranstaltungs-Management!“ zielten ebenfalls auf den Themenkomplex Betreiberverantwortung ab. Wie kann die Betreiberverantwortung gewahrt werden? Hierzu stehen im CAFM-System folgende traditionellen Module zur Verfügung:

  • Instandhaltung/Wartung
  • Elektroprüfung
  • Instandsetzung/Servicemanagement
  • Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • Sicherheits- und Brandschutzmanagement
  • Gefahrstoff- und Entsorgungsmanagement

In jüngster Zeit wurde das Baumkataster in diesen Themenbereich mit aufgenommen, denn auch bei Facilites im Außenbereich („von Ast erschlagen“) besteht die Verpflichtung, mit gezielten Maßnahmen mögliche Risiken auf ein Minimum zu reduzieren.

Abb. 1 – Ralf Tegtmeyer, HIS-HE Hannover beleuchtet die Einsatzbereiche der Hausmeister im Infrastrukturellen Gebäudemanagement

Abb. 1 – Ralf Tegtmeyer, HIS-HE Hannover beleuchtet die Einsatzbereiche der Hausmeister im Infrastrukturellen Gebäudemanagement


Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Die höchsten Kosten im Infrastrukturellen Gebäudemanagement (IGM), fallen im Bereich der Reinigung an – so ein Fazit aus dem Vortrag von Ralf Tegtmeyer, HIS HE (Institut für Hochschulentwicklung) Hannover zum Thema „Infrastrukturelles GM: Aufgaben, Aufwand, Outsourcing“. Welchen Dienst kann hier ein CAFM-System leisten?

Es kann in folgenden Punkten unterstützen:

• Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
• Systematisierung des Reinigungsmanagements durch Herstellung von Beziehungen zu Raumgruppen, Reinigungscodes und -revieren
• Kalkulation von Reinigungskosten
• Vereinfachung von Reinigungskontrollen mit mobilen, offline-fähigen Tablets

Ein weiterer Aspekt von Ralf Tegtmeyers Vortrag bezog sich auf den Hausmeister, der zwar eine wichtige Rolle im FM-Prozess einnimmt, aber – wie mir ein Blick in die Systeme unserer Kunden verrät – nur selten in der erforderlichen Tiefe in das CAFM-System mit eingebunden wird. Der Grund hierfür liegt vermutlich in der Komplexität der klassischen Client-/Server-Systeme.

Abb. 2 – Mobile offline-fähige App für Datenerfassug oder Inventur. Im dargestellten Inventurmodus kann per Barcode-Scanning die Veortung des Inventars verifiziert werden.

Abb. 2 – Mobile offline-fähige App für Datenerfassug oder Inventur. Im dargestellten Inventurmodus kann per Barcode-Scanning die Veortung des Inventars verifiziert werden.

Wie unterstützt ein zeitgemäßes System den Hausmeister?

Heutzutage stehen dem Hausmeister über mobile Apps und Portallösungen moderne und leicht bedienbare Tools für Kontrollen, Zählerstanderfassungen, Dateneingaben und die Durchführung von Inventuren zur Verfügung. Endlich kann also das Potenzial ausgeschöpft werden, das sich aus einer Einbeziehung der Hausmeister-Rolle in den FM-Prozess ergibt. Aber unterstützen CAFM-Systeme auch den Outsourcing-Prozess? Diese Frage lässt sich mit einem Blick auf die Nachteile des Outsourcings beantworten, die der Dezernent des Dezernates Liegenschaften, Technik und Sicherheit, Dr. Volkhard Gürtler in seinem Vortrag „Outsourcing im Facility Management“ u. a. zusammengestellt hat.

Abb. 3 – Dr. Ing. Volkhard Gürtler, TU Dresden referierte zum Thema:„Outsourcing im Facility Management“

Abb. 3 – Dr. Ing. Volkhard Gürtler, TU Dresden referierte zum Thema:„Outsourcing im Facility Management“

Durch den Einsatz einer CAFM-Lösung lassen sich diese Nachteile abmildern. Zur Vermeidung des Qualitätsverlustes stehen heute mobile und offline-fähige Apps für die Kontrolle der ausgelagerten Dienstleistung zur Verfügung. Der Vorteil: Die erstellten elektronischen Prüfprotokolle sind inklusive der Foto-Dokumentation festgestellter Mängel nach Synchronisierung mit der zentralen CAFM-Datenbank durch die verantwortliche Person jederzeit abrufbar. Ein weiterer Nachteil des Outsourcings, die Abhängigkeit vom Dienstleister wird durch den CAFM-Einsatz deutlich reduziert. Denn alle anfallenden Arbeiten des bisherigen Dienstleisters wurden ja im CAFM über Tätigkeitskataloge fest definiert und damit auch historisiert. Ein weiterer Vorteil: Die für eine erneute Ausschreibung erforderlichen Daten liegen im CAFM-System bereits abrufbereit vor.


Kostencontrolling

Der Reifegrad eines CAFM-Systems lässt sich wohl am ehesten an der Fähigkeit des Systems festmachen, die für das Kostencontrolling erforderlichen Benchmarks und Prozesse abbilden zu können. Wie Ralf Tegtmeyer in seinem „Bericht von HIS HE zum Arbeitskreis Hochschulbau und zu den abgeschlossenen und laufenden Projekten“ zum Ausdruck brachte, existieren im Hochschulumfeld zahlreiche, in der Regel nach Bundesländern gegliederte Arbeitskreise mit brandaktuellen, dem Zeitgeist entsprechenden Themen:

  • Flächenbedarfsplanung (inklusive Benchmarking)
  • Zustandsbewertung von Immobilien und Anlagen (Abbau von Sanierungsstaus /Zustandsmatrix für Hochschulgebäude)
  • Energiecontrolling (Steigerung der Energieeffizienz und CO2-Einsparungen
  • Betreiberverantwortung (inklusive Benchmarking und Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz)
  • Kosten- und Leistungsrechnung und Controlling im Gebäudemanagement

Genau in diesen Punkten liegt das Potenzial der CAFM-Systeme. Erst durch deren Einbeziehung werden die traditionellen Pfade der CAFM-Systeme verlassen und Datengräber zum Leben erweckt. Module wie Energiecontrolling/-management; Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz und auch die für ein Benchmarking benötigte Kennzahlenberechnung gehören zwar zum Standard vieler CAFM-Systeme, werden aber nicht den Möglichkeiten entsprechend genutzt. Insbesondere in den Themenbereichen „Zustandsbewertung“ und „Strategischem Flächenmanagement“ liegt ein hohes Optimierungspotenzial, das mit den Hochschulen als Treiber gehoben werden kann.


Fazit

Bereits in ihrer heutigen Ausprägung stiften CAFM-Systeme einen hohen Nutzen für den Betrieb von Hochschulimmobilien. Zu allen relevanten Themen sind Lösungen verfügbar. Durch die technologische Evolution der Systeme hin zu Web Portalen und mobilen Apps können nun auch Anwender in die FM-Prozesse mit eingebunden werden, deren Eintrittsbarriere aufgrund der Systemkomplexität in der Vergangenheit zu hoch war. Hierdurch steigt die Akzeptanz und aufgrund der höheren Datenaktualität auch der Nutzen der CAFM-Systeme. Aufgrund der mitunter 20-jährigen Laufzeit der CAFM-Systeme ist nun die Zeit reif, Datengräber zu verlassen und sich kostenrelevanten Themen wie der Ermittlung von Einsparpotentialen durch Steigerung von Energie- und Flächeneffizienz sowie Kostenkalkulation von Sanierungsstaus (Zustandsbewertung) zuzuwenden.

About the author

Dr. Christof Duvenbeck

Christof arbeitet als Key Account Manager am Standort Duisburg. Als gelernter Diplom-Chemiker kennt er sich mit anspruchsvollen Prozessen bestens aus und kombiniert in der täglichen Arbeit für CONJECT seine wissenschaftlicher Expertise mit der Praxiserfahrung, die er über die Jahre als Entwickler in der CAFM-Branche gesammelt hat. Die Neugierde für unbekannte Elemente ist sein stetiger Begleiter und unterstützt ihn bei der Konzipierung von Kundenlösungen immer wieder nach neuen Wegen zu suchen. Der Vater von zwei Kindern liebt es Körper und Geist in Bewegung zu halten. Deshalb zieht es ihn regelmäßig raus in die Natur wo er besonders bei Alpenwanderungen den Weitblick genießt. Seinen geistigen Horizont erweitert er durch Bücher von Stephen Hawkins oder Michio Kaku und hat er Lust auf Musik von Nirvana oder den Red Hot Chili Peppers, greift Christof einfach selbst zur Gitarre.

2 comments

  1. Parkhotel Hannover

    Hallo Christof,
    Ich finde, dass der Bericht die Auswirkungen und möglichen Unterstützungsmöglichkeiten von CAFM-Systemen sehr schön aufschlüsselt und auch für Laien verständlich macht. Echt toll!
    Danke für die Einblicke und viele Grüße

    1. Christof Duvenbeck

      Vielen Dank an den Gast des Parkhotels!

      Die beste Zusammenfassung gibt dieses YouTube-Video: „Formel 1 boxenstop history“. Es macht anschaulich, welchen Einfluss eine Optimierung der Sekundärprozesse auf den Gesamterfolg haben kann.

      VG Ch. Duvenbeck

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