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Feb 04 2015

Mobile Applikationen im Facility Management – die Ergebnisse unserer Umfrage

Mobile Applikationen gehören nach Ansicht von Experten wie dem Branchenverband GEFMA  zu den Top Trends im Facility Management. Wir wollten in unserer Blitzumfrage wissen, wie stark die mobilen Helfer den Berufsalltag der Facility Manager tatsächlich bereits erobert haben. Uns interessierte besonders, welche Prozesse vorrangig unterstützt werden und wo die größten Vorteile aber auch die Herausforderungen bei der Einführung und Nutzung von mobilen Lösungen gesehen werden. Durch die beachtliche Beteiligungsquote sehen wir unsere Annahme bestätigt, dass das Thema bei vielen derzeit sehr aktuell ist.

blog-folie-1Umfragestruktur
Über ein Drittel der Teilnehmer waren Facility Manager, weitere 21 Prozent Verantwortliche im Bereich IT. Darüber hinaus haben sich aber auch Geschäftsführer, Objekt-Manager sowie andere Verantwortliche im Gebäudemanagement an der Befragung beteiligt.

Aktuelle Nutzung

Die Frage nach dem aktuellen und zukünftig geplanten Einsatz von mobilen Applikationen verspricht vor allem weiteres Wachstum. 23 Prozent der Teilnehmer setzen bereits mobile Apps ein, weitere 34 Prozent haben den zukünftigen Einsatz fest eingeplant. Überraschenderweise sehen immerhin 43 Prozent der Befragten keinerlei Bedarf für eine mobile Prozessunterstützung bei der täglichen Arbeit. Hier muss sicher im Detail geklärt werden, woher trotz aller nachweislichen Optimierungsmöglichkeiten diese Skepsis kommt.

blog-folie-2Auf Nachfrage gaben 36 Prozent der Nichtnutzer an, dass sie zur Zeit (noch) keinen Bedarf für die Nutzung sehen und die weitere Entwicklung abwarten. Bei jeweils weiteren 15 Prozent mangelt es an der nötigen technischen Infrastruktur sowie mangelnden, für die Einführung aber unbedingt notwendigen Ressourcen. Vereinzelt werden zudem Sicherheitsbedenken oder die Nichtakzeptanz durch das Management angeführt.

Aktuelle und zukünftige Prozessunterstützung
Wartung und Störungsmanagement haben die zur Zeit höchste Durchdringung im Markt; jeweils über zwei Drittel der aktuellen Nutzer unterstützen diese Bereiche bereits mit mobilen Lösungen. Ein hoher Mehrwert für die mobilen Geräte und Lösungen wird offensichtlich auch bei der Zählerstandserfassung mit einem Wert von 59 Prozent und bei der Gebäudebegehung mit 43 Prozent gesehen. Die übrigen abgefragten Bereiche Reinigungskontrolle, Inventarisierung, Elektroprüfung werden erst zu jeweils einem Drittel von den Anwendern genutzt. Die Verbreitung einer mobilen Anwendung für ein Baumkataster steckt mit 14 Prozent der Nennungen derzeit noch in den Kinderschuhen. Hier sind die hohen Werte bei dem jeweils in Zukunft geplanten Gebrauch jedoch ein klares Zeichen dafür, dass hier in der kommenden Zeit noch kräftig in den Unternehmen investiert werden wird.

blog-folie-3Neben den Standardanwendungen haben sich in der Befragung auch einige sehr spezielle Anwendungsfälle gezeigt. So werden bspw. mobile Endgeräte für die sogenannte „Info-App für Notfallkette bei Havarien“ verwendet. Weiterer Einsatzbereiche sind die „Mitarbeiterplanung“ oder die „Arbeitsplatz- und Besprechungsraumreservierung“. Auch wenn derartige Anwendungen heute vielleicht noch nicht zum Standard gehören, so zeigen solche Ausprägungen doch, was für ein großes Potenzial zukünftig in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen durch mobile Anwendungen erschlossen werden kann.

blog-folie-4Verwendetes Betriebssystem
45 Prozent der befragten Nutzer von mobilen Apps nennen Windows als genutztes Betriebssystem. Bei diesem Wert muss berücksichtigt werden, dass Lösungen auf Basis von Windows Mobile und Windows CE, die üblicherweise auf PDAs zum Einsatz kommen, eingeschlossen sind. iOS und Android folgen mit jeweils 23 Prozent aller Angaben. Sonstige Betriebssysteme spielen eine lediglich untergeordnete Rolle.

Größte Vorteile
blog-folie-5Trotz des teilweise weit gefächerten Antwortspektrums sind sich die Befragten mit 90 Prozent der Nennungen in einem Punkt einig: Mobile Applikationen sorgen vor allem für mehr Effizienz in der täglichen Arbeit. Knapp zwei Drittel sehen durchgängige und schnellere Prozessabläufe und die höhere Aktualität und Qualität der Daten als weitere wesentliche Vorteile an. Die Reduktion von Kosten wird von 38 Prozent der Teilnehmer und eine höhere Kundenzufriedenheit von 19 Prozent der Teilnehmer geschätzt. Weiteren Nutzen sehen viele beispielsweise in „weniger Papier“, „Kontrolle“ sowie „lückenloser Dokumentation“.

Größte Hürden
Die aktuelle Situation birgt noch zahlreiche Herausforderungen und Akzeptanzhindernisse. Allen voran wird von den Befragten mit 43 Prozent der Antworten die zwingend notwendige Akzeptanz der Nutzer genannt: Die mobiles CAFM muss dazu einfach in der Handhabung sein, sich nahtlos in die Arbeitsabläufe einbinden und die Einführung mit entsprechenden Trainings begleitet werden. Auch die problemlose Integration in bestehende Prozesslandschaften wie bereits vorhandene ERP- oder Betriebssysteme spielt für 36 Prozent eine große Rolle. Für 14 Prozent ist die Offline-Fähigkeit der mobilen Apps relevant. Als weitere Hemmnisse für die Praxistauglichkeit werden zudem „Sicherheit der Prozessabläufe“ und der zunächst „hohe Initialaufwand“ genannt.

Fazit
Der Siegeszug von mobilen Applikationen hat im betrieblichen Alltag noch nicht im selben Maße wie bei Privatanwendern stattgefunden. Erst knapp ein Viertel aller befragten Unternehmen setzt bereits mobile Lösungen zur Prozessunterstützung – vor allem im Bereich der Instandhaltung – ein. Aufgrund der gemachten Aussagen ist aber eine positive Entwicklung in den nächsten Jahren in einer Vielzahl von Unternehmensbereichen zu erwarten. Der Nutzen von mobilen IT-Geräten für die Facility Manager wird vor allem in der zunehmenden Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz gesehen. Die IT-Verantwortlichen sind gefragt, in der kommenden Zeit zufriedenstellende Antworten bei technischen Hemmnissen zu finden um auf eine noch breitere Akzeptanz für mobiles CAFM bei Führungsetage und operativer Ebene zu stoßen. Aufhalten lässt sich der Vormarsch der mobilen Endgeräte sowie der Apps jedoch auch im Facility Management nicht mehr.

About the author

Frank Bögel

Frank ist Technical Director EMEA bei Aconex. Fast schon in Sherlock-Holmes-Manier untersucht er rund um das Facility Management stets neue Trends, Frage- und Aufgabenstellungen mit dem erklärten Ziel, diese mit CONJECT-Software zu lösen. Mindestens ebenso euphorisch wie ausdauernd zeigt sich Frank auch in seiner Freizeit, wenn er sich zur Wasser, zu Land und „per pedes“ beim Triathlon verausgabt. Selbstkasteiung? – weit gefehlt! Kulinarische Köstlichkeiten sind Franks zweitschönste Belohnung für die Trainingsstrapazen.

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