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Okt 15 2014

Mängelmanagement auf dem Prüfstand – Status quo und Zukunftsausblick

„Das höchste Glück ist das, welches unsere Mängel verbessert und unsere Fehler ausgleicht“ – der Spruch stammt von Goethe, dürfte aber genauso einem Projektverantwortlichem für Mängelmanagement aus der Seele sprechen. Um einen praxisnahen Einblick in den Umgang mit Baumängeln, über die involvierten Aufgabengebiete und Funktionen hinweg zu erhalten, haben wir Branchenkräfte angesprochen bei unserer Umfrage mitzumachen und ihre Erfahrungswerte mit CONJECT zu teilen:

Welche Rolle nimmt Ihr Unternehmen beim Gebäudebau, bei der Bauabnahme oder im laufenden Betrieb beim Mängelmanagement ein?

Von Bauherr bis Projektsteuerer
Im Tagesgeschäft von Bauprojekten und im Facility Management kümmert sich nicht eine Berufsgruppe alleine um Mängel, sondern eine Vielzahl von Personen agiert als Mängelmanager. Antworten auf unsere Fragen erhielten wir deshalb zu 32 Prozent von Bauherren/Eigentümern, 15 Prozent von Planern/Beratern, jeweils 12 Prozent kamen von Bauleitern und Generalunternehmern, 11 Prozent von Projektsteuerern und je 9 Prozent entfielen auf Facility Manager und „Andere“.

Folie02_webHandhabung von Mängeln schneidet durchschnittlich „befriedigend“ ab
Gefragt nach der Zufriedenheit mit ihrem Mängelmanagement vergaben die Befragten im Durchschnitt als Schulnote lediglich eine gute Drei. Während sie die Qualität ihrer derzeitigen Handhabung durchschnittlich mit 2,7 am besten bewerteten, schnitten Benutzerfreundlichkeit (3) und Wirtschaftlichkeit (3,1) schlechter ab. Folie04_webÜber alle Dimensionen hinweg bewerteten die Umfrageteilnehmer die Aufnahme und Verwaltung von Mängeln häufiger mit guten Noten als die Abarbeitung der Mängelbeseitigung welcher vergleichsweise öfters „ausreichend“ oder „mangelhaft“ zugewiesen wurde. Folie03_web

Da die Aufnahme und Verwaltung von Mängeln häufig intern geregelt wird und kürzere Dienstwege erfordert, könnte die größere Unzufriedenheit bei der Mängelbeseitigung daher rühren, dass externe Dienstleister eingebunden werden müssen, die schwieriger zu steuern sind. Obwohl bis zu 15 Prozent aktuell bereits die Höchstnote „sehr gut“ vergeben, zeigt die generelle Tendenz zur Mitte, dass viel Potenzial gegeben ist, die Handhabung weiter zu optimieren, indem Folie05_webman auf integrierte Lösungen setzt.
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Zeit ist Geld
Dass ausgerechnet die Wirtschaftlichkeit am schlechtesten abschneidet, dürfte in direktem Zusammenhang mit dem zeitlichen Aufwand stehen. So gibt mit 60 Prozent ein Großteil der Befragten an, 20 Prozent der Zeit im Verhältnis zur gesamten Projektadministration für die Aufnahme, Aufbereitung der Mängeldaten sowie Korrespondenz mit den verantwortlichen Unternehmen zu benötigen. Folie07_webLediglich 9 Prozent brauchen unter 20 Prozent, bei 27 Prozent sind es sogar 40 Prozent ihrer Arbeitszeit, bei 3 Prozent macht das Mängelmanagement 60 Prozent aus und bei 1 Prozent über 60 Prozent.

Nun bestimmt natürlich die Rolle, die man in der Immobilien- und Baubranche einnimmt, über den Umfang der Arbeitszeit, die man für Mängelmanagement einsetzt. Aufgeteilt nach den Funktionen der Befragten zeigt sich folgendes Szenario: Während Bauleitern 20 Prozent oder sogar weniger genügen, bietet sich bei Facility Managern ein anderes Bild. Mit 58 Prozent (40 Prozent) zu 42 Prozent (20 Prozent) überwiegen die Fälle, in denen Facility Manager mehr Zeit als der Großteil der Befragten für das Mängelmanagement benötigen. Und auch bei 40 Prozent der Projektsteuerer macht das Mängelmanagement 40 Prozent ihrer Zeit in der gesamten Projektadministration aus.

Folie08_webMit dem Methodenmix zur Zeitersparnis, oder umgekehrt?
Bei der Erfassung und Bearbeitung von Mängeln greifen Verantwortliche nicht selten auf mehrere Methoden zurück. Gefragt nach der Verwendung verschiedener Methoden bei ihrem Mängelmanagement geben die meisten Befragten an, insgesamt vier Methoden zu kombinieren. Interessanterweise greifen über 40 Prozent der Facility Manager, deren Gesamtaufwand für Mängelmanagement über dem Durchschnitt liegt nur auf zwei Methoden zurück.Folie09_web Am stärksten vertreten sind bei allen Berufsgruppen mit über 80 Prozent die Digitalkamera oder das Smartphone, die E-Mail mit Datei-Anhang (64 Prozent) und die Excel-Liste (59 Prozent). Mit der zunehmenden Digitalisierung scheint das Diktiergerät als Mängelprotokoll (19 Prozent) an Relevanz abzunehmen und – was uns besonders freut – das Interessen an mobilen Mängelmanagement-Apps auf Tablets oder Smartphones (12 Prozent) zuzunehmen.

Folie10_webDas Interesse an mobilem Mängelmanagement ist da
Ebenfalls erfreulich ist die Tatsache, dass die Skepsis gegenüber mobilen Softwareanwendungen für das Mängelmanagement nicht groß zu sein scheint. So äußerten weniger als 50 Prozent der Befragten jeweils überhaupt Bedenken, wobei der meistgenannte Grund Unkenntnis über mobile Software als Alternative zu Excel ist (46 Prozent). Positiv ist zu bewerten, dass von Seiten der Dienstleiter kaum negative Erfahrung oder Ablehnung kommuniziert wird. Lediglich 3,3 Prozent geben an, dass ihre Dienstleiter eine Software nicht nutzen wollen oder nicht empfehlen. Einige haben sich offensichtlich sogar schon mit der Anschaffung befasst. Denn über 30 Prozent geben an, dass ihr bestehendes System keine Schnittstelle zu mobilen Anwendungen bietet.

Fazit
Die Umfrageergebnisse verdeutlichen das Optimierungspotenzial auf Kundenseite, das mit Hilfe unserer mobilen Software nachhaltig ausgeschöpft werden kann. Sowohl auf den Ebenen Wirtschaftlichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Qualität wie zeitlichem Aufwand und methodischen Schnittstellen können langfristige Verbesserungserfolge erzielt werden. Gefragt nach den Wunschvorstellungen und Ansprüchen der Kunden an ein Mängelmanagement – das ihnen nachhaltig die Arbeit erleichtert – zeigt sich, dass diese durch das mobile Mängelmanagement bereits umfassend berücksichtigt werden. So fragen viele Umfrageteilnehmer nach einer guten Verknüpfung von Mängellisten, Bilder und Kommunikation und wünschen sich eine leichte, praxisnahe Bedienbarkeit über verschiedene Plattformen mit umfassender Datenübergabe an universelle Schnittstellen. Ebenfalls wichtig ist die Integration des Projektteams, sodass alles in einem System erfolgt und für alle Mitarbeiter einsehbar und nachvollziehbar ist.

Falls die Umfrageergebnisse Sie neugierig gemacht haben, den Einsatz von mobilem Mängelmanagement besser kennenzulernen, nutzen Sie gerne die Aufzeichnung unseres Webinars zu unserer mobilen Mängelmanagement-Lösung conjectMI, das Ihnen die Funktionalität der Softwarelösung eindrücklich vorführt.button-webinar-mängelmanagement

Über den Autor

Dorothee Biedermann

Dorothee ist Marketing Managerin bei CONJECT am Standort München und recherchiert für conjectblog interessante Themen oder fragt bei Experten nach. Ihr Lieblingstransportmittel in der Großstadt ist – ob Sommer oder Winter – das Fahrrad, da man damit erfahrungsgemäß einfach immer am schnellsten ankommt. Ein idealer Morgen beginnt für die gebürtige Freiburgerin mit Aufwachen vor dem Weckerklingeln, frischem Kaffee und einem klaren Kopf für neue Ideen. 

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