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Feb 25 2014

Digitales Immobilienmanagement: Permanente Datenräume nicht mehr wegzudenken

Vor einigen Jahren waren Papier, E-Mail, Scans und DVD-Versand noch die bevorzugten Medien zur Verwaltung von Immobiliendokumenten. Eigentümer und Property Manager nutzen heutzutage unterschiedliche digitale Ablagesysteme: Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Verkaufsdatenräume und zunehmend permanente Datenräume. Letztere belegen den Trend, dass die hohen Ansprüche an Qualitätssicherung und kurzfristige Informationsverfügbarkeit trotz stetig ansteigender Datenflut und Dokumentationsumfang vereinbar sind. Für das Immobilienmanagement bedeutet das mehr Transparenz, Zeitersparnis und Flexibilität beim Abrufen der bereitgestellten Daten.

Vor Kurzem hatte ich die Gelegenheit, am Fach-Dialog „Digitales Immobilienmanagement – Mehr Transparenz und Flexibilität durch permanente Datenräume?!“ in Frankfurt/Main teilzunehmen. Unter anderem referierten Allianz Real Estate, Deka Immobilien und Union Investment über ihre Erfahrungen mit der Einführung und der Nutzung digitaler Datenräume

Bei allen vorgestellten Praxisbeispielen wurden einheitlich diese Erfolgsfaktoren hervorgehoben:


  • Alle Beteiligten sollten von vornherein einbezogen werden
  • Prozesse, Abläufe und Dokumentationsauflagen im Unternehmen müssen beachtet werden
  • Ablagestrukturen und Indexierung durch Metadaten sind zu definieren

Eine weitere und nicht zu unterschätzende Erkenntnis wurde von den Referenten ebenfalls bekräftigt: Bevor ein Dienstleister beauftragt werden kann, die Software zu implementieren, muss ein umfassendes Konzept zur Einführung von permanenten Datenräumen ausgearbeitet werden. Und das stellt die eigentliche Herausforderung dar.

Die Anforderungen an das moderne Immobilienmanagement sind vielfältig und anspruchsvoll zugleich. Zum einen bestimmen zunehmend interne Richtlinien und rechtliche Regularien die Immobiliendokumentation. Zum anderen steigen Daten- und Dokumentenvolumen, wie etwa zyklisch wiederkehrende Berichte und Gutachten, stetig an und müssen systemtechnisch bewerkstelligt werden. Dem steuern die stets kürzeren Zeiträume für die Dokumentenlaufzeiten und Berichtsbereitstellung entgegen. Objekte müssen häufiger bewertet und die digital bereitgestellten Daten für Transaktionen innerhalb kürzester Zeit für die Due Diligence verfügbar gemacht werden.

Arbeiten mit einem permanenten DatenraumPermanente Datenräume, in denen die gesamte Immobiliendokumentation an einer zentralen Stelle gepflegt wird, entlasten Property Manager. Hierfür bekommen alle am Management der Immobilie beteiligten Personen Zugriffsberechtigungen, um notwendige Dokumente bereitzustellen oder auf alle benötigten Daten zuzugreifen. Dadurch werden die Daten im täglichen Arbeiten permanent gepflegt, stets auf dem neuesten Stand gehalten, und alle Beteiligten greifen ausschließlich auf diese aktuelle Datenbasis zu. 

Neben der Transparenz spielt auch  Zeit eine tragende Rolle. Dokumente, wie z. B. die Anlagegrenzprüfung, müssen heute je nach Fonds wöchentlich oder gar täglich bereitgestellt werden. Solvency II fordert darüber hinaus ein verschärftes Ad-hoc-Berichtswesen, oft trotz kurzer Zeitspannen hoch individualisiert. Für umfangreiche Dokumentenzusammenstellung bleibt dabei keine Zeit mehr. 

Bei der technischen Umsetzung der digitalisierten Immobilienakten können zwei Alternativen herangezogen werden:

  • Eine Option stellt der Einsatz eines internen DMS dar, bei dem jedoch nicht nur interne Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten haben. Durch das Auslagern der Datenverarbeitung an externe Dienstleister greifen Verwalter, Property Manager, Sachverständige, aber auch Studenten oder Selbstständige uneingeschränkt und fortlaufend auf diese Dokumente zu. Die zu bewältigende Datenflut geht zu Lasten der Qualität.
  • Die zweite Möglichkeit ist die Nutzung eines Software as a Service-Datenraumes. Dieser unterstützt jederzeit eine Zusammenarbeit von Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmen.

Das Fazit vom Fach-Dialog „Digitales Immobilienmanagement“ ist, dass der Einsatz permanenter Datenräume Bestandshaltern tatsächlich einen Gewinn auf breiter Basis bietet für:

Über den Autor

Stephan Seidenberger

Stephan – Senior Sales Manager bei CONJECT und Verantwortlicher Segment Head für Projektentwickler und Investoren, unterstützt diese dabei ihre Abläufe und Prozesse zu verbessern und ist gerne bei den Kunden vor Ort, um die Nase im Wind zu haben. Als studierter Bauingenieur ist er seit fast 14 Jahren in der Softwarebranche tätig. Als Ausgleich zu langen Büro-Tagen geht es einmal die Woche mit Kollegen an den Strand … zum Beachvolleyball. Auch sonst ist „Bewegung“ wichtig und die Laufschuhe sind im Gepäck wenn es zu mehrtägigen Kundenterminen geht – sprechen Sie ihn doch mal an, auf einen gemeinsamen Run. Perspektivenwechsel gibt es am Wochenende, wenn er die Erde von oben betrachtet, bei einer Tour durch die Alpen.

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