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Jan 28 2014

Betreiberverantwortung im Gebäudemanagement – die Ergebnisse unserer Umfrage

Um die Risiken beim Betrieb von Gebäuden, Liegenschaften und Anlagen möglichst gering zu halten und die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen, sind Eigentümer und/oder Betreiber dazu verpflichtet, umfassende Verkehrssicherungsmaßnahmen durchzuführen.

Die Begriffe „Betreiberverantwortung“ und „Verkehrssicherung“ sind derzeit in aller Munde. Daher wollten wir in unserer Kurzumfrage  wissen, wer für die operative Ausübung der Betreiberpflichten zuständig ist, welche Bereiche im Unternehmen bereits abgedeckt werden und welche die größten Probleme in der praktischen Umsetzung sind. Dabei interessierte uns besonders, welche Hilfsmittel aktuell verwendet werden und welche Maßnahmen bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung unterstützen können. Mit der Umfrage scheinen wir auch einen wichtigen Punkt getroffen zu haben. Das zeigt die außergewöhnlich hohe Beteiligung an dieser Umfrage.

 

Welche Rollen haben Sie in Ihrem Unternehmen?Umfragestruktur
Knapp zwei Drittel der Teilnehmer waren Facility Manager. Daneben haben sich aber auch Geschäftsführer, Objekt- und IT-Manager sowie weitere mit der Verkehrssicherung beauftragte Personen an der Befragung beteiligt.

 

Ausübung der Betreiberverantwortung
In zwei Drittel aller Fälle werden die operativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Betreiberpflichten von den Unternehmen selber ausgeführt. 27 Prozent der Befragten gibt an, spezielle FM-Gesamtdienstleister zu beauftragen. Weitere 8 Prozent nutzen Dienstleister mit spezieller Expertise. In der Praxis kommen aber auch vereinzelt Mischformen vor.Ausübung der Betreiberverantwortung

 

Schwerpunktbereiche
Über 90 Prozent der Teilnehmer betreiben bereits ein professionelles Risikomanagement für ihre Wartungs- und Instandsetzungsprozesse. Auch der Bereich Sicherheit- und Brandschutz wird von 90 Prozent der Befragten genannt. Es folgen die Elektroprüfung (81 Prozent), Arbeits- und Gesundheitsschutz (77 Prozent) sowie Gefahrstoffe und Entsorgung (62 Prozent). Das Baumkataster wird von 38 Prozent der Befragten genannt.Schwerpunkte der Betreiberverantwortung

 

Die rechtssichere Dokumentation ist die größte Schwierigkeit
Aus zahlreichen Angaben stechen vier Themen besonders heraus, die in der Praxis Probleme bereiten. So sehen knapp zwei Drittel der Teilnehmer als größtes Problem in der praktischen Arbeit die mangelnde rechtssichere Dokumentation. Diese übt die Funktion einer guten Rechtsschutzversicherung  aus, die hilft, die haftungsrechtlichen Risiken für Eigentümer und/oder Betreiber zu vermeiden.  Bei Zwischenfällen mit Straffolge kann dadurch bewiesen werden, dass keine grobe Fahrlässigkeit vorgelegen hat.Schwierigkeiten in der Betreiberverantwortung

63 Prozent der Befragten bemängeln die oftmals nicht vorhandene Bestandsdokumentation. Dabei stellt sie einen bedeutenden Erfolgsfaktor für die Inbetriebnahme eines Gebäudes und den künftigen Gebäudebetrieb dar. Sie gehört zum Leistungsbestandteil von Planern und ausführenden Dienstleistern und stellt die Basis für die fundierte Begleitung der Inbetriebnahme durch die Betreiberseite dar. Sie ist ein unverzichtbares Muss für die Übernahme der Betreiberverantwortung. Dieser Fakt unterstreicht erneut, wie wenig der Übergang von Planung und Errichtung in die Betriebsphase einer Immobile immer noch in der Praxis gelebt wird. Bau und Betrieb sind in der Praxis deutlich weiter voneinander entfernt, als die Theorie es seit langem propagiert.

Über die Hälfte der Teilnehmer führt an, dass ihnen der Überblick über aktuell geltende Gesetze und Vorschriften fehlt. Laut Rödl & Partner gibt es ca. 2.000 Gesetze, Verordnungen, Technische Regelungen und sonstige Vorschriften, die den Betrieb von Gebäuden von der Planung über den Bau, den Betrieb bis hin zum Rückbau regeln. Die FM-Verantwortlichen sind nicht nur für die Immobile selbst, sondern auch für die Gesundheit der nutzenden Personen sowie eine Reihe umweltrechtlicher Bestimmungen zuständig.
Weiterhin sehen 49 Prozent die Integration in den betrieblichen Alltag als schwierig an. Um jedoch einen sicheren Betriebsablauf zu gewährleisten, müssen im Objekt die gültigen gesetzlichen und technischen Vorschriften, wie z. B. Arbeits- und Betriebssicherheit sowie Unfall- und Brandschutz konsequent umgesetzt und kontrolliert werden.

 

Hilfsmittel
Hilfsmittel der BetreiberverantwortungDie Dokumentation im Facility Management gilt immer noch als sehr komplex, selten vollständig und besteht meist aus Dokumenten unterschiedlichster Formen.

In unserer Befragung gaben 78 Prozent der Unternehmen an in Papierform zu dokumentieren. 65 Prozent verwenden Excel und nur die Hälfte der Befragten setzt eine CAFM-Software ein.

Ob die Dokumentation in Papier und Excel vollständig und aktuell ist, kann niemand mit Sicherheit sagen. Und auch Excel-Tabellen werden oft nur vom Ersteller verstanden. Trotzdem ist es durch die gesetzlichen Vorschriften zur Betreiberverantwortung unerlässlich geworden, die entsprechenden Nachweise über alle Sachverhalte, Pflichtübertragungen und Kenntnis der Vorschriften rechtssicher nachweisen zu können.

 

Voraussetzungen für eine Softwareunterstützung
Obwohl 45 Prozent der Befragten noch kein CAFM-System zur Wahrnehmung der Betreiberpflichten nutzen, sind bereits 6 Prozent mit der Einführung einer CAFM-Software beschäftigt. Und 17 Prozent der Befragten würden eine Software-Unterstützung einsetzen, wenn sie die folgenden Nutzen bringen würde:

  • Wirtschaftlichkeit
  • Anwenderfreundlichkeit
  • Transparenz
  • Akzeptanz der Mitarbeiter
  • Integration

Hier gilt es sicher, diese Begriffe im Einzelfall weiter zu detaillieren. Für die potentiellen Nutzer sind aber ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis sowie ein praxisnahes und intuitiv bedienbares System, das sich flexibel dem sich ändernden Bedarf anpasst, sehr wichtig. Die Software solle Transparenz bei gesetzlichen Vorgaben schaffen, die Auswirkungen auf die praktische Umsetzung berücksichtigen, einfach zu kontrollieren und über eine entsprechende Dokumentation nachzuhalten sein. Sie muss sich problemlos in bereits bestehende IT-Infrastrukturen einfügen. Ausreichende Ressourcen sowie die notwendige Akzeptanz und Schulung der Mitarbeiter sind unabdingbar für eine erfolgreiche Umsetzung der Prozesse, denn darauf kommt es letztlich an. Gerade die Bereitstellung eigener Ressourcen für die Einführung einer solchen Software scheint aber nach wie vor ein Knackpunkt zu sein.

 

Fazit
Viele Firmen verlassen sich zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung noch immer auf Excel und Papier. Das Risiko der Einführung einer CAFM-Software sowie Bedenken hinsichtlich Akzeptanz und Integration in die bestehende IT-Landschaft überwiegen. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nehmen zum Teil große Risiken in Kauf, ihren Pflichten zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung nicht ausreichend nachkommen und die Wahrnehmung nicht revisionssicher nachweisen zu können.

Der Einsatz von hochgradig standardisierten CAFM-Lösungen könnte ein erster Lösungsansatz sein. Sie können innerhalb weniger Wochen eingeführt werden, sind günstiger und oft deutlich leichter zu bedienen. Auch die zunehmende Akzeptanz mobiler Apps und die Nutzung von Tablets und Smartphones für die Aufnahme von Störungen bzw. Wartungsdokumentation könnte die Bereitschaft zu einer Entscheidung „pro CAFM“ positiv beeinflussen.

Zum Webinar anmeldenWenn Sie wissen wollen, wie man sich vor den zunehmenden Haftungsrisiken durch Wahrnehmung der gesetzlich vorgeschriebenen Inspektions- sowie Wartungsmaßnahmen schützen kann, melden Sie sich doch für das Webinar “Rechtssicheres Wartungsmanagement” am 17.3.2014 an.

About the author

Frank Bögel

Frank ist Technical Director EMEA bei Aconex. Fast schon in Sherlock-Holmes-Manier untersucht er rund um das Facility Management stets neue Trends, Frage- und Aufgabenstellungen mit dem erklärten Ziel, diese mit CONJECT-Software zu lösen. Mindestens ebenso euphorisch wie ausdauernd zeigt sich Frank auch in seiner Freizeit, wenn er sich zur Wasser, zu Land und „per pedes“ beim Triathlon verausgabt. Selbstkasteiung? – weit gefehlt! Kulinarische Köstlichkeiten sind Franks zweitschönste Belohnung für die Trainingsstrapazen.

2 comments

  1. Cornelius

    Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nehmen zum Teil große Risiken in Kauf, ihren Pflichten zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung nicht ausreichend nachkommen und die Wahrnehmung nicht revisionssicher nachweisen zu können.

    -> Ich glaube, dass die Zeit dies verbessert! Es ist doch immer so, umso mehr passiert, desto mehr Aufmerksam wird man auf etwas und desto sicherer möchte man sich fühlen, weshalb man sich leider erst dann damit beschäftigt!

    Gebäudemanagement wird immer mehr zum Thema kommen und das braucht einfach nur noch etwas mehr Zeit!

    1. Frank Bögel

      Eine (leider) richtige Einschätzung – es handelt sich in weiten Teilen um ein “in Kauf nehmen”. Allerdings denke ich, dass es an einer Stelle, an der es um Risiken handelt, die sich auf Leib und Leben beziehen, untragbar Haltung ist, auf Zeit zu spielen. Um kein falsches Bild aufkommen zu lassen: ich denke nicht, dass Unternehmen und öffentliche Einrichtungen vorsätzlich dieses Risiko eingehen. Vielmehr besteht oft keine Chance, den bestehenden Pflichten nachzukommen. Personalmangel, unzureichende Entscheidungskompetenz etc. lassen hier oft gar keine andere Wahl. Allerdings kann mit vergleichbar geringem Aufwand dem Risiko entgegen gewirkt werden. Ich habe ja einleitend schon gesagt, dass ich eines der größten Probleme in der Unkenntnis sehe. An dieser Stelle müssen sich alle Personen, die Betreiberverantwortung übernehmen, darüber im Klaren sein, dass hier durch das beschriebene Wartungsmanagement deutliche Fortschritte erzielt werden können und so zumindest eine Handlungsempfehlung für zukünftige Risikominimierung abgeleitet werden kann. Passives Abwarten empfinde ich nicht als Lösung.

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